18 Mart 2020

Genel Bakış 

Yeni Koronavirus (COVID-19) dünya çapında çok hızlı bir şekilde yayıldı ve çok sayıda ölüme sebep oldu. Birçok ülkede herkesi test etmek için yeterli kapasite olmamasının yanısıra birçok insan belirtileri göstermese de virüsü taşıyor ve başkalarına bulaştırabiliyor. Bu nedenle, henüz tespit edilmemiş bir COVID-19 taşıyıcısıyla aynı ortamda bulunuyor olma ihtimaliniz var. Bu da, sizin, ekip üyelerinizin ve onların aileleri için bir risk oluşturuyor. 

Araştırmalara göre, COVID-19’un yayılmasını yavaşlatmak ve durdurmak için en etkili yöntem ¨sosyal mesafelendirme¨. Bu virüsün henüz bağışıklık kazanmayan nüfusumuz ve sağlık sistemi altyapımıza karşı oluşturduğu ciddi tehdidi göz önüne aldığımızda, tüm firmaların ofislerini kapatmasını öneririz. Bu, ekibiniz, aileleri ve toplum için riski azaltmaya yardımcı olacaktır. Toplumdaki vaka sayısı az olsa bile, virüsün hızlı yayılması nedeniyle erken harekete geçmek hayati bir önem taşımaktadır.

Aşağıda, startuplar ve küçük işletmeler için bir müdahale planı ve şirket içine gönderilebilecek bir bilgilendirme maili örneği bulacaksınız.

En kısa zamanda sağlıklı günlere geri dönmüş olmayı dileriz.

 

Startuplar için COVID-19 Acil Müdahale Planı

Yayılımı durdurmak için şirketlerin ve devletlerin güçlü önlemler alması gerekiyor. Aşağıda şirket olarak yapabileceğiniz bazı önerileri bulabilirsiniz:

  1. Ofisinizi zorunlu olmayan personele ve tüm ziyaretçilere kapatın.
    1. Kimlerin evden çalışabileceğini ve kimlerin ofise ihtiyacı olduğunu belirleyin.
    2. Girişlerde ve diğer önemli konumlarda el dezenfektanı ve diğer sanitasyon araçlarını tedarik edin.
    3. Ofisinizi ekip üyeleri arasında daha fazla mesafe (en az 1 metre) kalacak şekilde uyarlayın ve uygun sosyal mesafenin uygulanmasını sağlayın.
  2. Uzaktan çalışmayı desteklemek için teknoloji ve diğer çalışma yollarını ayarlayın.
    1. Google Hangouts ve Slack gibi güvenilir sanal iletişim araçlarından uygun olanları kullanın.
    2. Ekip üyelerinizin iletişim araçlarınızı nasıl kullanacaklarını ve belirli kullanım durumlarında hangi araca öncelik verileceğini anladıklarından emin olun.
  3. Personeliniz için birincil ve ikincil iletişim kişisi atayın.
    1. Ekipten geri bildirimleri toplamak, yerel durumu takip etmek ve analizleri yönetim ekibine rapor etmek için bir kişi belirleyin.
    2. Hayat kurtarabilecek hızlı kararlar almak için ilgili kişiye yetki verin.
    3. Şirket yönetim ekibiyle, yaptığınız uygulama hakkında size gelen fikirleri ve endişeleri gözden geçirin.
  4. Düzenli yönetim toplantıları düzenleyin ve bir karar takımı oluşturun.
    1. Herkesin güncel kalmasını sağlamak için tüm ekip üyeleriyle düzenli olarak haftalık toplantılar planlayın.
    2. Şirketinizin yeni gelişmelere vereceği tepki için karar takımınızla en az iki haftada bir durum güncellemesi planlayın.
    3. Stresli durumdan dolayı ekip üyelerinizde verimlilik kaybı olacağını öngörün ve bu gerçeğe duyarlı olun.
  5. Normal günlerde ekip moraline harcadığınız zamanı yeniden değerlendirin.
    1. Uzaktan çalışmanın tecrit duygularının yanı sıra ekip arasında daha yüksek stres ve endişe doğurabileceğinin bilincinde olun.
    2. Herkesin stresi iyi idare ettiğinden, yönettiğinden ve gerektiğinde destek alabildiğinden emin olmak için ekip üyelerinize her gün danışın.
    3. Virüsün şirketiniz üzerindeki ekonomik etkisini azaltmak için morali mümkün olduğunca yüksek tutmaya çalışın.
  6. Sermayeyi korumanın ve operasyonları sürdürmenin yollarını düşünün.
    1. Uzaktan çalışma nedeniyle kaybedilen verimliliğin, iş düşüşleri ve geciken tedarik zincirlerinden kaynaklanan gelir kaybının etkilerini inceleyin.
    2. Ulusal yönetimlerin gücüne bağlı olarak, 45 gün veya daha uzun sürecek operasyonlar ve finansman için zor bir ekonomik iklim öngörün.
    3. Etkilenen dönem ve düzelme dönemi boyunca faaliyetlere yeterli seviyede devam edebilmek için gerekli işletme sermayesini koruyun. Gerekiyorsa gerekli sermayeyi korumak için iş değişikliklerini planlayın.

 

StartupMarket ekibinden Naci Kahraman, konuyu bir videoda sundu:

 

e-mail Şablonu

Aşağıda, ekibiniz için hazırlanan bir mail şablonu bulacaksınız. Bunu, müşterileriniz, yatırımcılarınız ve diğer tüm paydaşlarınıza uyarlayabilirsiniz.

KONU: COVID-19 Güncellemesi
KİMDEN: [Kurucu / CEO]

 

Sevgili takım,  

Yeni Koronavirus (COVID-19) durumunu yakından takip ediyoruz. Sizi, aile üyelerinizi ve toplumu güvende tutmak için operasyonlarımızda bazı değişiklikler yapacağız.

15 Mart 2020 Pazartesi itibariyle başlamak ve ilk aşamada 3 Nisan 2020 Cuma gününe kadar geçerli olmak üzere aşağıdaki güncellemeleri uyguluyoruz:

  • Ofislerimiz kapalı olacaktır.
  • Tüm seyahatler iptal edilmiştir.
  • [İşletmeniz için gerekli olan diğer önemli güncellemeleri ekleyin]

 

İletişim Kişilerimiz

COVID-19 olduğunuzdan şüphelenirseniz, hasta olduğunuz tespit edilirse veya herhangi bir soru ya da endişeniz varsa lütfen iletişim kişisine haber verin: 

 

Birincil İletişim Kişisi

[ad], [ünvan] – [e-posta] – [telefon]

 

İkincil İletişim Kişisi

[ad], [ünvan] – [e-posta] – [telefon] 

 

Ofislerin Kapalı Olması Hakkında 

Ofislerimiz şu anda tüm zorunlu olmayan ekip üyelerine ve evden çalışabilenlere KAPALI durumdadır. İş açısından kritik bir nedenden dolayı ofiste olmanız gerekiyorsa, lütfen yukarıdaki iletişim kişilerine başvurun.

Ofiste olması gereken ekip üyeleri, lütfen aşağıdaki yönergeleri izleyin: 

  • Özellikle yoğun zamanlarda toplu taşıma araçlarıyla seyahat etmekten kaçının. 
  • Ofise geldikten hemen sonra en az 20 saniye sabunla ellerinizi yıkayın. 
  • Yüzünüze, ağzınıza veya gözlerinize dokunmaktan kaçının. 
  • El sıkışmayın ve çalışma arkadaşlarınız arasında en az 1 metre mesafe bırakın. 
  • Kendinizi iyi hissetmiyorsanız, lütfen hemen ayrılın ve mümkün olan en kısa sürede iletişim kişisine haber verin. 

 

Uzaktan Çalışma

Bu alışılmadık zamanı, yeni çalışma yöntemlerini denemek için bir fırsat olarak görüyoruz. 

  • Toplantılar – Tüm yüz yüze toplantıları (Google Hangouts / Skype / Whereby) ile değiştireceğiz.
  • Birlikte Çalışma – Herkesi güncel tutmak için (Slack / WhatsApp / Email / Trello / Basecamp) kullanacağız.

Uzaktan başarılı bir şekilde çalışmak için bazı notlar paylaşmak isteriz:

  • İletişim – Ne üzerinde çalıştığınız hakkında sıkı iletişim kurun. Ancak lütfen çevrimiçi bildirimleri saygılı bir şekilde kullanın.
  • Tolerans – Şahsi etkileşim olmadan, bir mesajın anlamını ve tonunu yorumlamak daha zor olabileceği için yazılı mesajlaşmalar sırasında tarafların birbirine iyi niyetle yaklaştığını varsayın.
  • Müsaitlik – Bazı ekip üyelerinin evde bakım yapacak aile üyeleri olabilir. Bu olağandışı zamanda işleri en iyi şekilde yönetebilmek için lütfen iş arkadaşlarınıza programınızı ve özel koşullarınızı bildirin.
  • Zamanlama – Günüzü bölerken, rahatsız edilmemeyi tercih ettiğiniz zamanları konsantrasyon gerektiren işler ve iş arkadaşlarınız için müsait olduğunuz zamanı daha kolay işler olacak şekilde bölün ve bunu iş arkadaşlarınıza iletin.

Seyahat Erteleme

Uluslararası ve ulusal, işle ilgili tüm seyahatleri erteliyoruz. Gerekli olmayan tüm kişisel seyahatlerinizi de ertelemenizi öneririz. Seyahat etmeniz gerekiyorsa, COVID-19 bulaşmasını önlemek için sağlık yetkilileri tarafından önerilen önlemleri almaya dikkat edin.

 

Hastalık ve İzinler

Eğer hastalığa yakalandığınız tespit edilirse, yakınlarınızda olan birinin hasta olduğu belirlenirse ya da COVID-19 belirtilerini (özellikle de ateş, öksürük ve nefes darlığı) yaşıyorsanız, en yakın zamanda İletişim Kişilerine bunu bildirin.

Lütfen bu süre zarfında hastalıktan korunmak ve kurtulmak için kendinize gerektiği kadar zaman ayırın. Sağlık sistemine daha fazla yük olmamak için hastalık hakkında bir doktordan rapor almanıza gerek yoktur. Bu dönemde, hastalık nedeniyle gereken herhangi bir izin otomatik olarak onaylanacak ve ortaya çıkan hastalık izni süresi, şirket kuralları kapsamında telafi edilecektir.

 

Kişisel Önlemler

Lütfen yayılmayı durdurmak için kişisel olarak yapmanız gerekenlerin farkında olun:

  • Temas – El sıkışma ve öpüşme gibi fiziksel temastan kaçının.
  • Hijyen – Ellerinizi yıkayın. Yüzünüze, gözlerinize, ağzınıza ve burnunuza dokunmaktan kaçının.
  • Etkinlikler – 10 veya daha fazla kişiden oluşan etkinliklerden kaçının ve etkinliklerde diğerlerinden en az 1 metre uzakta kalın.
  • Öksürük – Öksürürken ağzınızı kapatın. Tek kullanımlık peçeteniz yoksa kolunuzun içini kullanın.      

 

Sonuç 

Bu önlemlerin sizi, ailenizi ve toplumumuzu güvende tutmaya yardımcı olacağına inanıyoruz. Bu yaklaşımımız COVID-19’la mücadelede işe yarayan ve resmi kurumlar tarafından doğrulanmış önlemlere dayanmaktadır.  

Bu belirsiz bir zaman olsa da, birlikte çalışarak ve gerekli önlemleri alarak, virüsün yayılmasını durdurabilir ve toplumumuzu koruyabiliriz.

Yardımınız için teşekkürler.

(Kurucu / CEO) 

 

Kaynaklar

Bu yazıda Founder Institute’un ¨COVID-19 Plan¨ isimli taslak yazısından yararlanılmıştır.

Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı

Online İletişim Araçları

İnternette birçok dijital toplantı ve iletişim aracı var. Sizin için minik bir liste hazırladık:

Startup Dünyasında Dijital Bir Tur Atın

StartupMarket.co olarak 950’den fazla girişime dijital bir evsahipliği yapıyoruz. Her girişim kendi kurucusu tarafından eklendiği için, ilginizi çeken bir girişime doğrudan mesaj atabilir ve kurucusu ile iletişime geçebilirsiniz. Eğer sizin de bir girişiminiz varsa, dijital görünürlüğünüzü desteklemek için girişiminizi StartupMarket’e ekleyin ve güncel tutmaya özen gösterin.